Aplicando a Análise do Valor Agregado em múltiplos projetos externos simultâneos e dinâmicos
Contexto
A utilização da técnica de Análise do Valor Agregado ajuda muito na projeção realista da situação futura dos projetos, mas quando um Gerente de Projeto atua com vários projetos simultâneos com um processo de alocação dinâmico, fica muito complicado utilizar este método de forma adequada.
Por esta razão, quero contribuir com uma alternativa de modelo ajustado a esta realidade, onde o simples planejamento de esforço combinado com a apuração do progresso físico traz projeções tão eficazes e realistas quanto o modelo tradicional.
Para tanto, criei um novo indicador denominado Índice de Desempenho de Esforço (IDE), que ajusta o custo real ao esforço real aplicado, comparando-o com o esforço planejado (na distribuição de horas).
Modelo Tradicional
Orçamento No Término (ONT) é o orçamento total aprovado do projeto (baseline).
O Valor Agregado (VA) é obtido pela soma das tarefas realizadas * o custo orçado para tais (também conhecido como COTR – Custo Orçado do Trabalho Realizado).
VA = % Progresso Realizado * Custo Orçado
O Valor Planejado (VP) é obtido pela soma das tarefas planejadas até o momento do cálculo * o custo orçado para tais (também conhecido como COTA – Custo Orçado do Trabalho Agendado).
VP = % Progresso Previsto * Custo Orçado
O Custo Real (CR) é obtido pela apuração total do custo aplicado, independente do progresso das tarefas.
Daí teremos as famosas fórmulas da técnica de Análise do Valor Agregado para projetar nosso custo ao final do projeto:
Modelo Ajustado
Uma vez planejado seu projeto com os critérios bem definidos de progresso físico, é possível determinar um esforço para cada período dentro do ciclo de vida do seu projeto (figura 1).
ONT continua tendo a mesma função e obtido da mesma forma que o modelo tradicional.
CR continua sendo apurado da mesma maneira, ou seja, o total de custo realizado.
Vamos acrescentar uma nova base: Total de Esforço (TE) que representa o total de horas.
Vamos considerar o CRm = ONT / TE * ∑ horas apontadas.
NOTA: Esta informação é normalmente requerida no processo de apuração nas empresas neste cenário e, portanto, deve ser fácil obter.
Vamos ajustar o VP = ONT / TE * ∑ horas planejadas.
NOTA: De forma similar à nota anterior, as empresas dentro deste cenário normalmente obtêm o custo do projeto através de uma estimativa de esforço baseada no montante de horas.
Utilizando meu novo indicador de desempenho, o IDE (índice de Desempenho de Esforço), teremos a definição se houve maior eficiência / produtividade na execução:
IDE = CRm / VP
Vamos imaginar o seguinte cenário como exemplo:
Notem que as horas apontadas e os % de progresso físico variam do planejado para o realizado, como normalmente ocorre na prática.
Acrescentando o CRm, poderemos definir um Custo Médio sobre o esforço realizado.
Desta forma, poderemos adequar o EPT e o ENT utilizando estas informações:
EPT = (ONT - CRm) / IDE
ENT = EPT + CR
Os resultados obtidos são próximos aos do modelo tradicional utilizando apenas as informações que estão disponíveis aos Gerentes de Projeto neste ambiente dinâmico e de difícil disposição de tempo dedicado ao projeto.
IMPORTANTE: Este novo modelo deve ajudar os Gerentes de Projeto em um cenário dinâmico, mas é fundamental ter um baseline e os critérios de % progresso físico bem definidos para ter sucesso na utilização do novo modelo proposto.
Vejam a comparação do modelo tradicional e do modelo ajustado abaixo:
Modelo Tradicional
Modelo Ajustado
Percebam que os resultados de projeção de Custo são bastante próximos nos dois modelos!
ATENÇÃO! Uma variação interessante na projeção de custo ao final do projeto é aplicar o IDP em conjunto com o IDC (no modelo tradicional) ou com o IDE (no modelo ajustado), gerando uma estimativa mais realista porque se o projeto estiver atrasado, poderemos ter um custo maior para recuperá-lo.
