5 Dicas Práticas para sua Gestão do Tempo

Contexto

Você se identifica com alguma destas frases?

· Tem boas ideias, mas tem dificuldade em executá-las

· Não completa o que está fazendo

· Desenvolve muitas atividades ao mesmo tempo

· Toma decisões impulsivas por ter muito a fazer

· Vive super ocupado(a)

· Não se sente produtivo(a)...

Muitas pessoas ainda têm muita dificuldade com a questão de produtividade e deve se identificar com as afirmações acima. Por quê? E, mais importante, como melhorar?

5 Dicas Práticas para aprimorar sua gestão do tempo

Espero poder contribuir com estas dicas práticas para trazer reflexões importantes e ajudar as pessoas encontrarem meios de aprimorar sua gestão do tempo.

1. Encontre e evite os “ladrões de tempo”

Todos nós temos problemas com “ladrões de tempo” que variam para cada pessoa e seu ambiente.

É imprescindível que no planejamento diário tenha-se clareza destes “ladrões” e ferramentas para evitá-los. Caso contrário, muito provavelmente seu planejamento não terá o sucesso esperado.

Entre alguns exemplos, podemos citar:

· Leitura constante e desordenada de WhatsApp, e-mails e pop-ups de aplicativos;

· Interferências de colegas para “bate-papos”;

· Assumir compromissos que podem ser delegados (ou simplesmente transferidos);

· Falta de uma rotina organizada;

· Etc.

Neste âmbito, saber dizer “não” é muito importante. Muitas vezes, você poderia pedir um momento para se concluir algo, indicar alternativas de busca ao solicitante, delegar atividades entre a sua equipe e/ou membros de sua família, entre outras ações.

2. Desenvolva disciplina

Eu particularmente gosto muito de uma frase que aprendi: “A disciplina antecede o hábito” (Emmanuel).

De fato, pensem em todos os hábitos que foram criados. Todo hábito é o resultado de uma repetição (intencional ou não). Portanto, gerar bons hábitos igualmente requer disciplina para fortalecer o método e aplicar, com eficácia, seu sistema criado.

3. Determine critérios de priorização

Entender os conceitos de eficiência (como fazer) e eficácia (o que fazer) é fundamental para equilibrar os critérios de priorização.

Neste sentido, gosto daquele exemplo da partida de futebol, onde um time pode jogar de forma muito eficiente, utilizando técnicas, mantendo a posse de bola, etc. Porém, não marca gol... Não atingiu o objetivo principal... Não foi eficaz!

Lembre-se que diferenciar o “importante” do “urgente” também é fundamental, pois facilita a programação futura dos temas importantes e não deixa acumular os assuntos urgentes. Acredito que, se tudo for urgente, será difícil estabelecer uma priorização estratégica para gerar valores em sua vida.

4. Crie um sistema!

Ter um sistema organizado de trabalho auxilia muito o processo de gestão.

É necessário, para um melhor desempenho, ter uma visão compartilhada entre as atividades e demandas profissionais e pessoais, pois um e outro sempre influenciam no consumo do tempo.

Lembre-se de deixar brechas no seu planejamento diário para facilitar a gestão de desvios e assuntos urgentes que possam aparecer.

Procure deixar à mão os contatos, referências e quaisquer outros materiais que poderão ser utilizados nas atividades planejadas.

Recomendo a leitura de um livro que gostei muito – “A Magia do Gerenciamento do Tempo” por Lee Cockerell (trabalhou como vice-presidente da Walt Disney World® Resort).

5. Organize sua área de trabalho

Assim como manter uma mesa limpa e organizada no mundo físico / presencial, os mesmos princípios aplicam-se no mundo digital.

Facilite sua vida utilizando ferramentas que possam unificar o gerenciamento (Microsoft TO DO, Monday.com. Trello, entre outros), construir mapas para clarear e estruturar suas ideias (mind mapping - XMind, FreeMind, etc.), regras de automação da organização de e-mails (MS-Outlook), ferramentas que possam ser usadas tanto no computador quanto em dispositivos móveis (celulares ou tablets, por exemplo), etc.