Gestão de Benefícios x Requisitos do ERP

Contexto

Muitos comentam sobre os benefícios esperados no processo de compra de um sistema ERP. Entre estes, é muito comum encontrar termos como agilidade no processo, dados confiáveis, redução de custos, integração das áreas, etc.

Mas, será que o ERP ou seu fornecedor de software consegue se responsabilizar pelo atingimento destes benefícios?

Gestão dos Benefícios e Retorno no Investimento

Gostaria de compartilhar uma forma de ver este cenário: idealmente os benefícios identificados devem resolver os problemas (“dores”) levantados nas justificativas do investimento.

Quanto mais tangível for a justificativa, mais fácil idealizar o benefício correspondente e seu racional de apuração e controle, facilitando sua futura apuração para confirmar se o benefício foi eficaz.

Alguns exemplos de benefícios tangíveis podem ser redução de 10% do custo operacional, aumento de 25% do faturamento, diminuição de 5 horas no leadtime, diminuição de 3 horas no carregamento das cargas, etc.

Na prática, as PESSOAS responsáveis pelo atingimento dos benefícios são os próprios solicitantes do sistema ou software de gestão, sendo este último uma ferramenta ou meios (requisitos) que facilite o atingimento das metas acordadas com os patrocinadores do projeto.

Quero compartilhar a visão que o framework PRINCE2 (OGC) colocou sobre o tema: “Clareza na responsabilidade pelos benefícios, coletiva e individualmente definida, é um requisito-chave para a realização bem-sucedida dos benefícios. O usuário principal é o responsável pelo conjunto dos benefícios de sua respectiva área, mas a responsabilidade pelos benefícios individuais deve ser atribuída à uma pessoa adequada, idealmente um participante do grupo de usuários afetado pelo benefício.”

Exemplos práticos:

Para um gestor de operações diminuir 10% do custo operacional, ele precisa padronizar o processo, registrar as etapas no sistema e ter visibilidade de gestão por indicadores na cadeia de processo para conseguir atuar na redução dos gargalos.
Para um gestor comercial aumentar as vendas de uma linha de produto em 25%, ele precisa de um sistema de CRM que o ajude a impulsionar o marketing, capturar leads específicos, gerenciar o time de vendas, controlar o pipeline (ou RTC de vendas) para tomar ações assertivas nesta direção.

No diagrama abaixo, procurei demonstrar o ciclo de vida da construção de um Business Case para organizar as respostas aos problemas identificados.

Vejam no próximo diagrama a relação entre as justificativas, benefícios e requisitos, onde o conjunto destes 3 grupos trazem as condições de avaliar a relação de custo x benefício e o retorno sobre investimento (ROI em inglês).

Considero importante notar que nem todos os benefícios esperados são tangíveis ou fáceis de se apurar, mas devem fazer parte da análise de viabilidade no conjunto de ganhos que podem trazer algum retorno direto (financeiro) ou indireto (não-financeiro), como satisfação do Cliente, informações mais confiáveis em menor tempo, melhor visibilidade dos resultados, etc.

Espero sinceramente ter contribuído de alguma forma e até o próximo artigo!